തുടങ്ങാം

🔐സൈൻ ഇൻ & സൈൻ ഔട്ട്

പുതിയ ആളാണോ? Ledgo വെബ്സൈറ്റിൽ Start a free trial അമർത്തി ബിസിനസ് തരം തിരഞ്ഞെടുത്ത് ചെറിയ ഫോം പൂരിപ്പിക്കൂ — പിന്നെ ഒരു സെറ്റപ്പ് വിസാർഡ് ലോഗോ, ആദ്യ പ്രോഡക്ടുകൾ, പ്രിന്റർ എന്നിവ ചേർക്കാൻ സഹായിക്കും. അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടെങ്കിൽ യൂസർനെയിം, പാസ്‌വേഡ് ഉപയോഗിക്കൂ. കമ്പ്യൂട്ടർ, ടാബ്‌ലെറ്റ്, ഫോൺ — ഏത് ബ്രൗസറിലും പ്രവർത്തിക്കും; ആപ്പായി ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുകയും ചെയ്യാം.

1. നിങ്ങളുടെ ലിങ്ക് തുറക്കൂSign in പേജ് കാണാം: “Manage your business — sales, stock, and reports.”
2. യൂസർനെയിമും പാസ്‌വേഡും ടൈപ്പ് ചെയ്യൂഎന്നിട്ട് Sign in അമർത്തൂ.
3. പാസ്‌വേഡ് മറന്നോ?സൈൻ ഇൻ ബട്ടന് താഴെയുള്ള Forgot password? അമർത്തി ഇമെയിലിലെ ലിങ്ക് പിന്തുടരൂ. ഇമെയിൽ വന്നില്ലെങ്കിൽ ഞങ്ങൾക്ക് മെസ്സേജ് അയക്കൂ, ഞങ്ങൾ റീസെറ്റ് ചെയ്തു തരാം.

🧭സ്ക്രീൻ പരിചയപ്പെടാം

ഇടതുവശത്തെ മെനുവാണ് നിങ്ങളുടെ നിയന്ത്രണ കേന്ദ്രം. ഇത് എപ്പോഴും ഇങ്ങനെയായിരിക്കും — കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് തരത്തിന് ഒരു അധിക സെക്ഷനും.

📊നിങ്ങളുടെ ഡാഷ്ബോർഡ് (Overview)

സൈൻ ഇൻ ചെയ്ത ശേഷം Overview തുറക്കൂ. ദിവസേനയുള്ള ആരോഗ്യ പരിശോധനയാണിത്.

• Today’s sales, This month’s revenue — ബിസിനസ് എങ്ങനെ പോകുന്നു.
• Outstanding dues — കസ്റ്റമർമാർ ഇനിയും തരാനുള്ള തുക.
• Low stock items — റീഓർഡർ ലെവലിൽ എത്തിയ പ്രോഡക്ടുകൾ.
• Business overview നിരയിൽ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് തരത്തിലെ കണക്കുകൾ (മെമ്പർമാർ, ഇന്നത്തെ അപ്പോയിന്റ്മെന്റുകൾ, പെൻഡിംഗ് ഓർഡറുകൾ, എക്സ്പയറി ആകുന്ന ബാച്ചുകൾ, ആക്റ്റീവ് പ്രോജക്ടുകൾ…).
• സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ ബാനർ: Free trial — N days left, Subscription renews in N days, അല്ലെങ്കിൽ Your subscription has expired.

🏢നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് പ്രൊഫൈൽ സെറ്റ് ചെയ്യുക

ആദ്യം ഇത് ചെയ്യൂ — നിങ്ങളുടെ പേര്, വിലാസം, ലോഗോ എന്നിവ ഇൻവോയ്സിൽ വരും.

1. Settings → Settings തുറക്കൂ
2. വിവരങ്ങൾ നൽകൂName, Registration number (ട്രേഡ് ലൈസൻസ് / GST / CR), Address, Phone, Email, Default currency, Logo അപ്‌ലോഡ്.
3. Save settings അമർത്തൂ“Business settings updated.” എന്ന് കാണും.

👥കസ്റ്റമേഴ്സ്

നിങ്ങളിൽ നിന്ന് വാങ്ങുന്ന — അല്ലെങ്കിൽ ബുക്ക് ചെയ്യുന്ന — എല്ലാവരും കസ്റ്റമർ ആണ്.

1. People → Customers → + Add customer തുറക്കൂ
2. Name, Phone, Email, Address നൽകൂപേര് മാത്രം മതിയാകും. ഫോൺ നമ്പർ പെട്ടെന്ന് കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കും.
3. സേവ് ചെയ്യൂവിവരം തിരുത്താൻ Edit ഉപയോഗിക്കാം. Export CSV ലിസ്റ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യും.

📦പ്രോഡക്ടുകൾ, കാറ്റഗറികൾ, ബ്രാൻഡുകൾ, യൂണിറ്റുകൾ

ഷോപ്പുകൾക്ക്: നിങ്ങൾ വിൽക്കുന്നതെല്ലാം പ്രോഡക്ട് ആണ്. ആദ്യം ചെറിയ ലിസ്റ്റുകൾ, പിന്നെ പ്രോഡക്ടുകൾ.

1. UnitsUnits തുറന്ന് സ്റ്റോക്ക് എണ്ണുന്ന രീതി ചേർക്കൂ: pcs, kg, box, meter, litre.
2. Categories & brandsപ്രോഡക്ടുകൾ ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യാൻ Categories, Brands (ഓപ്ഷണൽ, പക്ഷേ സെർച്ചിനും റിപ്പോർട്ടിനും വളരെ സഹായകം).
3. പ്രോഡക്ട് ചേർക്കൂProducts → + Add product. SKU, Name, Category, Brand, Unit, Cost price, Selling price, Reorder level നൽകൂ.
4. Extra detailsഓരോ വരിയിലും ഒരു വിവരം, ഉദാ. Colour: Blue അല്ലെങ്കിൽ Size: L.
5. Variantsപ്രോഡക്ടിൽ + Variant അമർത്തി കളർ/സൈസ് ഓപ്ഷനുകൾ ചേർക്കാം; ഓരോന്നിനും സ്വന്തം SKU, വില.
6. Barcodesപ്രോഡക്ടിൽ Barcode അമർത്തൂ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരുമിച്ച് പ്രിന്റ് ചെയ്യാൻ Print Barcodes തുറക്കൂ.

📥Excel (CSV) ഇമ്പോർട്ട് & എക്സ്പോർട്ട്

നൂറുകണക്കിന് പ്രോഡക്ടുകൾ ഒറ്റയടിക്ക് ചേർക്കാം; അല്ലെങ്കിൽ ലിസ്റ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് Excel-ൽ എഡിറ്റ് ചെയ്യാം.

1. Products തുറന്ന് Import CSV അമർത്തൂ
2. ഫയൽ തയ്യാറാക്കൂആദ്യ വരിയിൽ ഈ തലക്കെട്ടുകൾ വേണം: SKU, Name, Unit, Selling Price (നിർബന്ധം), ഓപ്ഷണൽ: Category, Brand, Cost Price, Reorder Level.
3. ഫയൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യൂ“Imported N new products, updated N existing.” എന്ന് കാണും. തെറ്റായ വരികൾ ഒഴിവാക്കി ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും, അവ തിരുത്താം.

🧾POS — കൗണ്ടറിൽ ബില്ലിംഗ്

ഏറ്റവും വേഗത്തിൽ വിൽക്കാനുള്ള വഴി. [[[Sales]]] → [[POS]] തുറക്കൂ.

1. പ്രോഡക്ട് കണ്ടെത്തൂസെർച്ച് ബോക്സിൽ പേരോ SKU-വോ ടൈപ്പ് ചെയ്യൂ (അല്ലെങ്കിൽ ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്യൂ), പ്രോഡക്ടിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യൂ. കാർട്ടിൽ ക്വാണ്ടിറ്റി മാറ്റാം.
2. Branch & customerഒന്നിലധികം ബ്രാഞ്ച് ഉണ്ടെങ്കിൽ Branch തിരഞ്ഞെടുക്കൂ. Walk-in Customer ആക്കി വിടാം, അല്ലെങ്കിൽ സേവ് ചെയ്ത കസ്റ്റമറെ തിരഞ്ഞെടുക്കൂ.
3. Coupon (ഓപ്ഷണൽ)Coupon code ടൈപ്പ് ചെയ്യൂ. പണം വാങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ് ഡിസ്കൗണ്ട് കാണിക്കും.
4. Payment methodCash, Card, Bank Transfer എന്നിവയിൽ ഒന്ന്.
5. Complete Sale അമർത്തൂ“Sale complete — INV-000123” എന്നും Print receipt ലിങ്കും കാണും. സ്റ്റോക്ക് കുറയും, അക്കൗണ്ടുകൾ തൽക്ഷണം അപ്ഡേറ്റ് ആകും.

↩️റിട്ടേണുകളും റീഫണ്ടുകളും

കസ്റ്റമർ സാധനം തിരികെ കൊണ്ടുവന്നോ? ഇൻവോയ്സ് ഒരിക്കലും ഡിലീറ്റ് ചെയ്യരുത് — റിട്ടേൺ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യൂ, അപ്പോൾ സ്റ്റോക്കും അക്കൗണ്ടും ശരിയായിരിക്കും.

1. Sales → Returns & Refunds → + New return തുറക്കൂ
2. ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ നൽകൂഉദാ. INV-000123, എന്നിട്ട് Find invoice അമർത്തൂ.
3. ഓരോ ഐറ്റത്തിനും Return qty നൽകൂവിറ്റ ക്വാണ്ടിറ്റിയും മുമ്പ് തിരികെ വന്നതും സ്ക്രീനിൽ കാണാം.
4. റീഫണ്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കൂReason, Refund method (Cash, Card, Bank, Store Credit), Date. Process return അമർത്തൂ.
5. കഴിഞ്ഞു“Return processed and stock updated.” Returns ലിസ്റ്റിലും റിപ്പോർട്ടിലും ആകെ തുകയും പ്രധാന കാരണങ്ങളും കാണാം.

🎁കൂപ്പണുകളും ലോയൽറ്റി പോയിന്റുകളും

കസ്റ്റമർമാർക്ക് പ്രതിഫലം നൽകാം, ഓഫറുകൾ നടത്താം.

കൂപ്പണുകൾ

1. Sales → Coupons → + Add coupon തുറക്കൂ
2. കൂപ്പൺ വിവരങ്ങൾCode (ഉദാ. EID10), Discount type (Percentage / Fixed Amount), Discount value, Min purchase, Max discount, Start date, Expiry date, Usage limit.
3. ഓൺ / ഓഫ്ഓരോ കൂപ്പണിനും അടുത്തുള്ള Activate / Deactivate ഉപയോഗിക്കൂ.
4. ഉപയോഗിക്കാൻPOS സ്ക്രീനിൽ കോഡ് ടൈപ്പ് ചെയ്യൂ.

ലോയൽറ്റി പോയിന്റുകൾ

സേവ് ചെയ്ത കസ്റ്റമർമാർക്ക് ചെക്ക്ഔട്ടിൽ പോയിന്റുകൾ തനിയെ കിട്ടും — സാധാരണ ഓരോ 10 ചെലവഴിക്കുമ്പോഴും 1 പോയിന്റ്. ബാലൻസ് കാണാൻ [[[Sales]]] → [[Loyalty]] തുറക്കൂ; പോയിന്റ് ഉപയോഗിക്കാൻ [[Redeem points]] (customer, points, reason) അമർത്തൂ.

🚚സപ്ലയർമാരും പർച്ചേസുകളും

വാങ്ങുന്ന സ്റ്റോക്കും കൊടുക്കാനുള്ള പണവും രേഖപ്പെടുത്തൂ.

1. സപ്ലയറെ ചേർക്കൂPurchases → Suppliers → + Add supplier (name, phone, email, address).
2. പർച്ചേസ് രേഖപ്പെടുത്തൂPurchases → + New purchase. Supplier, Product, Branch/Warehouse, Quantity, Unit cost, Bill number, Date നൽകൂ. “Purchase recorded and stock updated.” എന്ന് കാണും.
3. സപ്ലയർക്ക് പണം നൽകൂSuppliers → സപ്ലയറുടെ പേരിൽ ക്ലിക്ക് → + Record payment. Amount, Date, Method (Cash/Bank), വേണമെങ്കിൽ ഏത് ബില്ലിനാണെന്നും നൽകൂ.
4. ആകെ തുകകൾ നോക്കൂPurchase Reports: ആകെ വാങ്ങിയത്, കൊടുത്തത്, ബാക്കി, സപ്ലയർ തിരിച്ചുള്ള കണക്ക്.

💸ചെലവുകൾ

വാടക, ശമ്പളം, കറന്റ് ബിൽ, ട്രാൻസ്പോർട്ട് — എല്ലാ ചെലവും രേഖപ്പെടുത്തിയാലേ ലാഭം ശരിയായി അറിയൂ.

1. കാറ്റഗറികൾ ഒരിക്കൽ ചേർക്കൂFinance → Expenses → Categories. സാധാരണ കാറ്റഗറികൾ ഉടനെ ചേർക്കാൻ + Add common categories (Rent, Salary, etc.) അമർത്തൂ, അല്ലെങ്കിൽ സ്വന്തമായി + Add category.
2. ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തൂ+ Add expense → Category, Date, Amount, Description, Payment method (Cash / Bank). “Expense recorded.” എന്ന് കാണും.
3. പരിശോധിക്കൂExpenses പേജിൽ നിന്ന് എക്സ്പെൻസ് റിപ്പോർട്ട് തുറന്ന് ആകെ ചെലവും കാറ്റഗറി തിരിച്ചുള്ള കണക്കും കാണൂ.

🛡️ടീമും റോളുകളും (സ്റ്റാഫ് ലോഗിനുകൾ)

ഓരോ സ്റ്റാഫിനും സ്വന്തം ലോഗിൻ നൽകൂ. ഓരോരുത്തർക്കും എന്ത് കാണാം, എന്ത് ചെയ്യാം എന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കൂ.

1. ലോഗിൻ ചേർക്കൂPeople → Team → + Add team member. Username, Email, Password (കുറഞ്ഞത് 8 അക്ഷരം), Role നൽകൂ. “… added as Staff.” എന്ന് കാണും.
2. റോൾ മാറ്റുക / ഒഴിവാക്കുകTeam പേജിൽ Change role അല്ലെങ്കിൽ Remove. നിങ്ങളെ തന്നെ ഒഴിവാക്കാൻ പറ്റില്ല.
3. സ്വന്തം റോൾ ഉണ്ടാക്കൂ (ഉദാ. Cashier)Manage roles → + Create custom role → പേര് നൽകൂ → Edit permissions → ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുന്നവ ടിക്ക് ചെയ്യൂ → Save permissions.

🏬ബ്രാഞ്ചുകളും ബ്രാഞ്ച് തിരിച്ച സ്റ്റോക്കും

ഒന്നിലധികം ഷോപ്പോ വെയർഹൗസോ ഉണ്ടോ? സ്റ്റോക്ക് വേറെ വേറെ സൂക്ഷിക്കൂ.

1. ബ്രാഞ്ച് ചേർക്കൂBusiness → Branches → + Add branch. Name, Address, Phone, Manager name; പ്രധാനത്തിന് Is default ടിക്ക് ചെയ്യൂ.
2. ബ്രാഞ്ച് അനുസരിച്ച് വിൽക്കൂ/വാങ്ങൂPOS-ലും Purchases-ലും ബ്രാഞ്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കൂ.
3. സ്റ്റോക്ക് താരതമ്യം ചെയ്യൂStock by branch അമർത്തി ഓരോ ബ്രാഞ്ചിലെയും ആകെയുള്ള സ്റ്റോക്ക് കാണൂ.

📈അനലിറ്റിക്സും റിപ്പോർട്ടുകളും

അക്കൗണ്ടന്റ് ഇല്ലാതെ തന്നെ ബിസിനസ് എങ്ങനെ പോകുന്നു എന്നറിയാം.

💳നിങ്ങളുടെ സബ്സ്ക്രിപ്ഷനും ബില്ലിംഗും

പേയ്മെന്റ് നടത്താനോ സമർപ്പിക്കാനോ Owner-ന് മാത്രമേ കഴിയൂ.

1. പ്ലാൻ കാണൂFinance → Billing: നിലവിലെ പ്ലാൻ, വില, അനുവദിച്ച യൂസർമാർ, ബാക്കി ദിവസങ്ങൾ, പേയ്മെന്റ് ചരിത്രം.
2. കാർഡ് വഴി അടയ്ക്കൂPay now അമർത്തി സുരക്ഷിത പേയ്മെന്റ് പേജിൽ കാർഡ്, Apple Pay അല്ലെങ്കിൽ Google Pay വഴി അടയ്ക്കൂ. സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ തനിയെ അപ്ഡേറ്റ് ആകും.
3. ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ / ക്യാഷ് ആയാണോ അടച്ചത്?Amount, Method, Reference, Notes നൽകി Submit payment അമർത്തൂ. ഞങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിച്ച് സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ പുതുക്കും.
4. ട്രയലും കാലാവധിയുംഫ്രീ ട്രയൽ സമയത്ത് ഡാഷ്ബോർഡിൽ ബാക്കി ദിവസങ്ങൾ കാണിക്കും. കാലാവധി കഴിഞ്ഞാൽ തുടരാൻ പേയ്മെന്റ് സമർപ്പിക്കൂ.

🔔നോട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന്റെ ബെൽ — [[[Settings]]] → [[Notifications]] തുറക്കൂ.

• Low stock — പ്രോഡക്ട് റീഓർഡർ ലെവലിൽ എത്തുമ്പോൾ.
• Overdue invoices — ഇനിയും അടയ്ക്കാത്ത ഇൻവോയ്സുകൾ.
• Subscription — കാലാവധി തീരാറായാൽ / തീർന്നാൽ.
• മരുന്ന് / സപ്ലിമെന്റ് ബാച്ചുകൾ എക്സ്പയറി അടുക്കുമ്പോൾ (ഫാർമസി, പ്രോട്ടീൻ ഷോപ്പ്).

എല്ലാം ക്ലിയർ ചെയ്യാൻ [[Mark all as read]] അമർത്തൂ.